留守番電話で受けていた注文の
約90％をデジタル化！
こんにちは！食べログ仕入運営チームです。
今回は、食べログ仕入 受注を使って、毎日何時間にも及ぶ留守番電話の受注業務を約90%削減することに成功したクラショウの葉山様にお話を伺いました。
精肉業では当たり前になっているアナログ業務をどのようにデジタル化したのか、食べログ仕入の導入による変化と今後のDXに対する展望などをご紹介します。
- 留守番電話による業務フローの課題
- 食べログ仕入の導入メリット
- お取引先からの評判と継続性
- 食べログ仕入がDXの第一歩に最適なワケ
事業概要
クラショウは黒毛和牛などのブランド牛やA4・A5ランクの高級品をメイン商品として取り扱う、食肉販売業を展開しています。1都3県にある焼肉店や居酒屋を中心に自社配送でお届けしています。
元々は先代が蓮根の商店街で精肉店を営んでいたのですが、現代表が攻めの事業として問屋に転向して今の業態になっています。こだわりの品質や営業による細かな対応のおかげか、ありがたいことに多くのお取引先にご愛好いただいております。うれしい悲鳴ですが、取引先数も右肩上がりに増加し、日々の業務はどんどん忙しくなっている状況です。
これまでの受注体制や課題
人手不足の危機と属人化への不安
お取引先が増えていく中で、人手不足にはずっと頭を抱えていました。
注文は電話・FAX・留守番電話で受けることが多く、中でも留守番電話は厄介でした。1日70件ほどの留守番電話が来ており、注文内容を把握するために電話機の前に拘束される時間がどうしても発生してしまいます。受注担当が行うその作業を、とても非効率に感じていました。
また、弊社ではお取引先の要望に沿って数多くの種類の商品を用意しているため、同じ部位の商品に対し、名称がいくつも存在します。しかし、留守番電話での注文では、細かい商品情報まで共有いただけません。『牛バラ』と電話口で注文が入るだけなのです。ですので、お取引先の過去の傾向から『どのランクのどの規格の牛バラ肉』なのか判断するには、受注担当のノウハウに頼る状態でした。
そのような背景から、受注業務にはプロフェッショナルな知識が必要で、人員の替えが効かず、社員の休みが取りにくい状況にありました。そのうえ業界の性質上、採用募集をしてもなかなか集まらず、さらに業務が逼迫するという悪循環な状況でした。
このままでは会社の存続の危機になると考え、業務効率化の手立てとしてDXを検討していました。3年前から動いていたものの、なかなか上手くいかず挫折も経験…。外部の業務改善コンサルの力も借り、DXを検討していたところ、食べログ仕入のご案内をいただきました。
食べログ仕入 導入の決断と初期準備
元々お取引先の意向から、一部でInfomartを利用していまして、注文情報をデータで管理する便利さは感じていました。新たにWeb受発注ツールを導入することは決めていましたので、世の中にいくつもあるツールの中で良し悪しを調査したうえで判断いたしました。その中で、機能が十分に揃っていて無料で利用できるというハードルの低さから、食べログ仕入の導入を決めました。
無料であることで社長の決定も得やすく、直ぐに社内でも動き始められました。食べログ仕入のセットアップから使い始めるまでのサポートは、弊社の受注担当と食べログ仕入の担当者の間で円滑に進み、すぐに準備が整いました。
食べログ仕入を取引先へご招待にあたって
お取引先へ利用案内をする際は、弊社の営業担当と食べログ仕入による電話案内代行によって毎日利用登録者が増えていき、嬉しかったです。食べログ仕入は便利である上にお取引先も無料で利用できるという点から、多くのお取引先に利用いただこうと考えていました。特に、留守番電話で注文いただくお取引先の発注方法を食べログ仕入に切り替えていただくことで、留守番電話を聞く業務を無くす方針で進めていきました。
営業担当がお取引先と話す機会もあるので、食べログ仕入に用意していただいたチラシを持参して、サービス紹介や利用登録のお手伝いを行いました。並行して食べログ仕入からお電話でのご案内もいただいたことで、多くのお取引先にご利用いただくことが出来ました。
現在も食べログ仕入の案内は積極的に行なっています。弊社でのデータ化が遅れていることは営業担当も感じており、不便なくお取引先にご利用いただけたことが紹介し続けることに繋がっていると思います。
食べログ仕入を導入してからの変化
一番に、留守番電話の件数を70件/日から5〜6件/日に減らすことに成功したことを、とてもありがたく感じています。受注担当が毎日電話機の前で拘束される時間が減り、逼迫した受注業務の改善が大きく前進しました。
職人気質なお取引先からも一度もクレームなく、円滑に食べログ仕入から注文が届いています。導入から３ヶ月経ちますが留守番電話が増えることなく、継続的に食べログ仕入を利用いただけているのは、お取引先もWeb発注が便利だと感じてくれているからだと思います。
変化は、留守番電話を聞く時間が減少しただけでなく、ノウハウ頼りの注文受付作業を改善することにも繋がりました。電話口で『牛バラ』と入っていた注文が食べログ仕入からの発注により『和牛バラ2mmスライス』と商品の詳細まで一瞬でわかるようになったのです。食べログ仕入を利用した注文の場合、弊社規定の商品名で注文情報を受け取れるため、商品知識がない社員でも受注処理ができるようになりました。
食べログ仕入の発注では営業時間外の注文ができることもメリットでした。今まで、営業時間外の注文は全て留守番電話に蓄積されていたので、お取引先へも留守番電話ではなく食べログ仕入で注文をしていただくように案内もしやすかったです。
今後の展望
食べログ仕入を導入することで人手不足を解消できる兆しが見え、社内業務のDXを進める上で大きな一歩となったことは間違いありません。
次は、FAXでご注文いただいているお取引先へ食べログ仕入のご案内を進めていく予定です。また、営業担当から食べログ仕入を紹介する機会が増えてくるので、営業担当も食べログ仕入を積極的に利用していきたいと考えています。
弊社はまだまだデジタル化が追いついていない企業ですが、食べログ仕入を円滑に素早く導入出来ました。どうして無料なのか、むしろ料金をお支払いしたいくらいの手厚いサポートでとても感謝しております。お取引先が増える中、弊社が変わらないサービスを提供するには、食べログ仕入はなくてはならない存在となりました。
DXを検討しているけれどどうしたらいいかわからない企業にとって、無料で導入できる食べログ仕入は初めの一歩にとても良い機会になると思います。食べログ仕入が日本の星の数ほどある中小企業の問題解決の起爆剤となる未来を期待しています。
